篇一：邮件的标准格式
北京东豪建设集团邮件标准格式
（20140916号）
（二零一四年九月签发版）
签发人：
为了规范公司员工写邮件的格式，体现公司的专业化，树立良好的企业形象，现颁发《邮件的标准格式》，请集团全体员工认真学习并严格执行。
筑基企划部
2014年09月16日
主题词：邮件的标准格式
主送：集团全体员工
抄送：筑基企划部
目录
一、 目的·····················3
二、 标准格式···················3
（一） 邮件主题················3
（二） 邮件内容················
（三） 邮件地址栏···············
（四） 邮件统一格式··············
（五） 邮件范文················
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目的
为了规范邮件书写格式的标准化，打造企业文化的专业化，提升企业形象，因此我们就需要制定一份统一规范的邮件书写格式。
邮件标准格式
（一） 邮件主题
★与公司内部同事沟通的邮件格式为：
部门-发件人姓名-事件-日期
例如：企划部-焦琼琼-工作计划-14.9.16
★与其他公司工作上的沟通邮件格式为：
公司名称-事件-日期
例如：北京筑基企业管理咨询有限公司-旭亚威合同
-14.9.16
（二） 邮件内容
邮件正文由以下几个部分组成：称呼、正文、结束语、附件、署名。
1、 称呼
称呼是写信人对收件人的称呼用语。 第一行
顶格书写，使用姓氏+职位为称呼，称呼后用逗号
间隔敬语。
例如： 徐总，您好： ； 如果为群发收件人
可直接称呼为 Dear all
注：在进行邮件回复时，若未将发件人加入通
讯录通常会出现对方邮箱名作为邮件的称呼，为避
免此情况可先将收件人地址添加至通讯录并标注，
也利于今后的沟通与联系。
2、 正文
位置在称呼语下面隔一行，是信的核心部分。
因此要求正文层次分明、简单易懂。每段文字第一
行的第一个文字向右缩两个汉字，每段第二行从左
面顶格写起。
正文内容以列表的形式概述工作汇报的内容，
默认文字格式。 每项内容后换行空两格的书写。
★对于工作汇报类邮件
首先、表明工作是否完成，已完成的简单描述
完成情况。
其次、未完成的描述执行进度，未执行的描述
为何未执行，需要特定人配合执行的需使用红色字
体加粗等重点标注的形式书写。
★对于数据汇报类邮件
首先、简述数据的内容并辅以简要的分析。其次、针对数据异常的部分，需使用红色字体
加粗等重点标注的形式书写。
3、 结束语
结束语在正文之后，空一行另起一段书写，以表尊重。
4、 附件
信件如果有附件，可在邮件内容书写完毕后空一行注明，以注字加冒号起“附件一、附件二……”依序列出附件内容，并在文字底下加横线，以引起收信人的注意，使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。附件文件名的格式统一为：
日期-姓名-附件内容
5、 署名
邮件的结尾空一行顶格标注发件姓名，换行顶格再标注发件日期。
注：正文为邮件不可或缺的一部分，即使使用附件内容的，也应根据附件内容简述汇报的内容，对于需要特定人员配合执行或数据异常的文字描述采用加粗标红的格式。
（三） 邮件地址栏
★收件人：邮件的接收人，并对该邮件做回复、指示。 ★抄送：将邮件同时发送给收件人以外的人，用户所写的邮件抄送一份给别人，收到的人可回（邮件）可不回（邮件）。
篇二：商务邮件范例以及格式注意事项
一、事务邮件：
X经理/总：
您好！
非常荣幸能够代表我公司与您联系。
我是XXXX公司的XXX（职位）的XXX（姓名），今天将您所感兴趣的我司产
品报价及相关介绍发送给您，请您查阅！
如果邮件中有任何不清楚的地方或者您需要我们提供任何帮助，请您联系我，电
话：*********，或联系XXX（该客户的具体主管以上负责人）手机号：XXXX。 恭祝商祺！
XXX
二、问候邮件：
例一：
X经理/总：
您好！
在这个阳关灿烂的日子里，祝您身体健康，心情愉快！
（在这个特别的日子里，为您送上最真挚的祝福，祝您：生日快乐！工作顺利！）
XXX公司XX敬上 例二：
X经理/总：
您好！
生活是一种态度，拼搏奋斗之间自由来去，才是生活的真谛！生活是一种心境，慢慢体会了才会有温馨浪漫的甜蜜……今晨阳光灿烂，空气清爽怡人，我愿将这人间最美的时刻送给您。
祝您生活愉快，事业蒸蒸日上！
XXX公司XX敬上 例三：
X经理/总：
您好！
一份真诚，能胜万两黄金；一缕温暖，能抵万里寒霜；一句真心的问候，送来我最美好祝愿：忙碌的日子不要忘记照顾自己的身体，祝您身体健康，工作顺利！
XXX公司XX敬上 例四：
X经理/总：
新年好！
值此2012新年来临之际，XXXX（公司）向贵公司表示最衷心的感谢和最诚挚的祝福，
感谢您长期以来对我们的支持和信任！
在过去的一年中，我们的团队在您的支持、鼓励、批评下得到了一定的成长。未来的中国是服务的王国，得服务真谛者得天下！你我携手共同为车主创造出体验更加温馨、融洽、激情的消费天空。您的标准就是我们努力的方向。在私下直言批评的是我们的真朋友！请提高您对我们的标准！
让我们共同携手创造明天、后天!我们的团队还很幼稚，需要指点、批评、鼓励等各种成长的“营养素”，这是您赐予我们最有价值的礼物。
愿我们成为您生命中的礼物，虽然不期而至闯入您的世界，但从此为您打开全新的一扇窗——那一片天空下，生命真挚而温暖，彼此尊重、呵护，彼此温暖。这是我们共同的愿景，这是我们共同的理想！
新春来临，万象更新，XXXX全体员工衷心祝愿贵公司大展宏图、事业兴旺！顺祝春节愉快，身体健康，阖家欢乐！
XXXX公司
三、感谢信：
X经理/总：
您好！
感谢您长期以往对我司的支持与信任，
注意：
一、关于主题
1. 一定不要空白标题。
2. 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。
3. 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。
4. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。
5. 可适当用使用大写字母字符（如“* ！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，
特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
6. 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。
7. 最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前
忘记检查主题。
二、关于称呼与问候
1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度。
邮件的开头要称呼收件人。称呼是第一行顶格写。
2. Email开头结尾最好要有问候语
“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。
结尾常见写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。 注意， 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
三、正文
1. Email正文要简明扼要，行文通顺。
若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重。
2. 注意Email的论述语气
尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。
3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。
4. 一次邮件交待完整信息
5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
四、附件
1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。
2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。
3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。
4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。
5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。
6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。
五、语言的选择和汉字编码
中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字号用五号或10号字即可。
六、结尾签名
1. 签名信息不宜过多。
电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多， 一般不超过4行。
2. 不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。
3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。
七、回复技巧
1. 及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后，理想的回复时间是2小时内。
对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复收到，说明正在处理。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2. 进行针对性回复
当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。
3. 回复不得少于10个字
4. 不要就同一问题多次回复讨论
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。
篇三：电子邮件书写格式
商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守一定的礼义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范的商务Email，顺利的进行对外联络。下面做详细介绍。
撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。
三种方式各有所长，但在撰写格式方面都一至分为四点：收件人，抄送，主题，内容。
一、收件人
1.确认传送讯息的对象，并将人数降至最低。
2.传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰和笑话。
二、抄送
1.在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员(比如项目经理)。
2.一般情况下不要给普通客户抄送。
3.确认抄送讯息的对象，并将人数降至最低，以免造成不必要的困扰和笑话。
三、主题
电子邮件一定要注明主题，因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信件的内容(网络的世界什么都有 广告最讨厌但是带来的收入是相当可观的 呵呵)。
此外，主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。
四、内容
在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。但称呼，正文，结束，落款/签名四点要尽量完整。
1、称呼
1)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。
2)若知道对方的性别可以用：XX先生、XX小姐、XX女士
3)如果知道对方的身份可以用：XX总经理、XX经理、XX董事长、X总、X董、X经理
2、正文
正文做到主题明确，语言流畅，内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。
1)在撰写英文信函时,只对一两个词进行大写以示强调,全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采用加粗等方式。
2)不要在信件中发泄不满,应面对面的解决。
3)回复信件时,有必要加上部分的原文,以方便对方了解回信内容。
4)若摘录的原文很长,应先把回复内容放到前面,原文内容在后,
5)在收件人明白其意时,才可使用俚语或缩写。
6)如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途;
3、结束
1)如果可提供好的选择,应在结尾处提出。
如: 请您考虑，有任何需要咨询，请电话或EMAIL联系我.
2)最好的结尾要着眼未来：
如：希望我们能够达成合作
3)结尾应显示诚恳：
如：感谢您抽空洽谈
4、落款/签名
目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事，鉴于此，在商务邮件中应该有落款/签名，以示身份。
在网络如此发的的今天，大部分人每天都会用邮件处理各种业务，因此撰写一个规范、合格的电子邮件就显得异常重要。我特地总结了一篇关于如何撰写比较规范的商务信函或者电子邮件的文章，以帮助大家提高商务电子信函的写作水平。
1. 称呼
不要认为你和对方很熟悉就在给对方的邮件中忘记写个称呼，因为不加称呼是商务信函之大忌，是没有受过正规商务信函培训的表现。为什么要加称呼呢？因为如果不加称呼，对方就不知道这封信是写给自己还是抄送给自己的，对于每天要处理很多邮件的人来说，一般只回复那些写给自己的邮件，不回复那些抄送给自己的邮件。因此，当一个非常忙碌的人收到了一份没有称呼的邮件时，必须化时间仔细分辨这封邮件是否需要回复，进而降低了工作效率！至于称呼，对待熟人、同事可以按欧美习惯直呼起名，但是对待客户就非常讲究了，最好不要直呼其名，正规的做法是看对方名片上的职务或者职业，比如：对方名片上的职务是总经理，就叫“X总”；对方的职务是主任，就叫“X主任”；如果没有职位就叫“X老师”比较稳妥。另外，对于需要群发的邮件也不例外，也需要加有称呼，比如：各位同仁，各位专家，各位领导等。总之，一份彬彬有礼的商务信函是从称呼开始的，这绝对是良好人际交往的第一步，是最基本的商务礼仪。
2.标题 （主题）
一封email的标题很重要，不但因为这是收信人对这封信内容的第一印象，更因为一两个月过后，如果收信人想查找关于某件事的往来邮件的时候，肯定会从搜索/归类标题入手，因此，如果想要尽快查到一个邮件的话，最有效的办法是这封邮件的标题非常清楚，如果没有清晰的标题或者无标题，则又增加的时间，降低的效率。而最常见的情景是：大多数公司的员工们会经常忘记给自己的邮件写标题，或者直接用过去的往来邮件的标题回复。有的邮件回复的次数多了，就连邮件的内容完全不同了，还是用的过去的标题呢。总之，对于接一个每天处理很多封的邮件顾问来说，最好的办法是为自己发的每封邮件起一个和邮件内容比贴切的标题。不仅是工作效率问题，而且发一个没有标题的邮件以及用过去标题的邮件容易给对方带来困扰，从商务礼仪来讲也是没有效率和不礼貌的，正确的做法是：写邮件一定要注意使用正确的标题。
3.正文
正文的要求就三点，语言得体、内容清晰、保持冷静。所谓语言得体，写商务邮件的时候一定要规范用词，不要用太多的口语，如果写商务邮件太口语化，会给客户造成非常不好印象，甚至影响顾问的形象；内容清晰指的是：如果回复的邮件或者写的邮件事情既多又复杂的时候，内容一定要用数字1,2,3标出来，一个数字回答一个问题，或者写一个类型的问题，写清晰，以免遗漏或者遗忘引起误会。另外，正文的格式也应该值得注意，比方商务上的邮件往来，就需要比较正式，全文尽量不要用超过两种字体，超过两种颜色，并且段落分明，条分缕析；保持冷静是什么意思呢？工作生活中，都会有很多人很多事让你不爽，带着这种不爽的心情，你可能直接就回了一封态度很糟糕的信。这样的事情发生之后，百分之九十的可能，第二天你再翻出这封信会后悔不已！最要命的是，email是可以保存的，这样的信可能给你带来不必要的麻烦。另外，一个没经过检测的邮件如果错字连篇。对客户也是一种不礼貌，因此，把内容写好是一个邮件的根本。
4.落款
落款在商务信函上也是非常重要的，一个受过商务礼仪培训的人是不会忽视这个环节的。但是，很多人不是不知道需要落款，而是因为忙，或者自己邮件有签名档等原因不留名的。当然，还有相当数量的人不在邮件结尾署名的原因是因为对方是自己熟悉的客户或同事、朋友。其实，无论什么原因发送一份不署名的邮件，这在商务礼仪上都属于一种不礼貌的行为。另外，在邮件的结尾，加上一句“谢谢”“拜托“”祝大家周末愉快”等语言无疑是一种涵养和礼貌，所谓“礼多人不怪”就是这个道理一个彬彬有礼的人不仅领导喜欢，同事喜欢，自然客户也会欣赏你的。
5.签名档
签名档其实还是有点用的。首先，把你的姓名、单位、联系方式和公司网址写在签名档里，它不仅能够告诉对方你是谁，还可以让客户随时与你保持联系，一个有非常规范签名的顾问才是一个成熟的、高效率员工。有些公司市场部统一设计员工的签名档，使用统一的企业标识和CI，给客户留下良好的印象。
6.附件
有很多人在发出去邮件后经常发现忘记将附件加上了，有的甚至发错了附件，因此，如果需要在发邮件前发将要发的附件的最新版本单独放在一个文件夹，并发邮件前仔细检查一下是否加上了附件再点击发送键。
7.抄送
一个重要的文件发送的时候，最好将这个邮件抄送给项目经理或者主管经理，因为发邮件的人邮箱或者收件人的邮箱有可能有问题，这时候发件人正好又没有上网条件，因此，同事及时的帮助是必要的，因此，养成将业务邮件抄送给主管的习惯无疑是件利人利己的好习惯，关键是不耽误工作。
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