篇一：会议承办流程
会议承办流程
会前：
a、与会议主办方洽谈
b、提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方
c、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
d、确定方案，签订合同，预付定金。
会中:
a、会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
b、会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。
c、会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。d、会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。
e、会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。f、会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
g、会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。 h、会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
会后:
a、结账：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结账。
b、资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。
篇二：会议承办合同(范本)
会议承办合同
合同编号：
甲方：利宝保险有限公司山东分公司（以下简称“甲方”）
注册地址：
法定代表人（公司负责人）
联系人：
联系电话：
乙方： （以下简称“乙方”）
注册地址：
法定代表人（公司负责人）
联系人：
联系电话：
开户银行：
账户：
甲乙双方经友好协商，就乙方承办甲方之_________会议事宜达成如下协议，以资双方
共同遵守。
第一条 甲方主办的 _________会议交由乙方承办。会议地点为______________
会议时间__________ 年____月____日至____年____月____日。
主会场是_______________________
第二条 乙方提供如下会议服务：
1、礼仪及接待
乙方提供____名礼仪，设立标识(甲方提供企业或行业标识，乙方制作)，引导甲方人员报道
及安排商务车辆前往下榻酒店。在下榻酒店大堂设立专用接待台(乙方负责设立)，乙方提供
_____名工作人员协助甲方会务组人员进行代表签到、房间安排、发放会议指南(甲乙双方共
同拟定)、告知代表会议注意事项，编制会议名录。
礼仪工作时间为____ 月____日____时至____月____日____时，下榻酒店接待人员工作时间
为____月____日____时至____月____日____ 时，乙方提供一条接待热线电话。
2、会议名录制作要求为：
开本________，____色印刷，内文纸张为________纸，封面为 ________，制作____份，单
价为________，交货时间为____月____日前。
会议名录资料要求在____月____日前以________格式上传给________________网站。
3、会议发言材料制作：
开本________，____色印刷，内文纸张为________纸，封面为 ________，制作____份，单
价为________，交货时间为____月____日前。
4、会议交通
根据实际需要，乙方须于___月___日___时至___月___日___时安排___ 辆___座空调巴士至
_______机场(汽车站、火车站)。按照先到集合，统一运输的方式，安排与会代表前往下榻
酒店。
5、会场布置
乙方应在____月____日前预订______________________会场，并于__月__日__点前按甲方要
求完成布置：
（1） 主席台 要求鲜花____盆，____色地毯，绒布主持台，主席台设____席位，背景为
____________材料，投影帘要求_______，投影仪要求______，配备激光指示笔(或者伸缩式
教鞭)、有线/无线麦克风____个。主席台配置茶水杯(或者瓶装矿泉水)，一侧放置饮水机(配
瓶装矿泉水时可不用饮水机)，主席台配备会务服务小姐一名。双方确认：投影仪为(甲方自
带，乙方提供甲方租赁，第三方提供)，当甲方自带时，乙方有义务提供技术支持；茶水提
供及服务人员支持包含在会场租赁成本中。
（2）乙方必须于__月__日__点前完成会场布置——U型、课堂式、围桌型等供选择，安排
席位不少于____个，其中前排布置需要 __________，各排间距不得小于____厘米；在会场
安排固定摄影点____个，需要提供饮水机____台，提供小型会晤室____个，会晤室摆设桌椅
不得少于____套。会场悬挂横幅____条，内容为____________________________________。
会场内/外提供资料/样品展示台____个。
会场布置与氛围支持费用总计为：人民币_________元。
6、餐饮安排
双方确认，会议期间与会人员就餐地点为____________酒店____________餐厅。早餐餐标为
___元/人，正餐(中餐及晚餐)餐标为___元/人，早餐、正餐食物见附件(菜谱)。会议提供的
餐饮包含酒水)，时间是___月___日___餐至 ___月___日___餐止。会议人员凭_________证
件(或者餐卡)就餐。早餐形式为自助餐(或者团餐)，正餐为围桌式(或者自助餐)团餐，具体
就餐时间由乙方制作水牌告知甲方与会人员。
餐饮费用总计为：人民币 ________元。
7、会议秩序维持
为保证会议正常举行，双方确认___月___日至___月___日____________会议室设立___位
工作人员，工作人员由甲方/乙方负责指定/委派，主要职责是核查进入会场人员身份。进
入会场人员一律凭______证件进入。此项服务为免费。
8、返程票务服务及站场接送
双方确认，甲方人员返程事宜由会务组织统一安排。乙方提供返程票务代理服务(在签到
会场酒店大堂提供咨询及预定处，时间为___月___日___时至___月___日时)。
交通费用总计为：人民币_________元。
第三条 住宿安排
双方确认，甲方预订客房数共计______间，其中_________饭店______级标准间______间
(______元/间)。所有用房时间为___月___日至___月___日___时。超过 ___月___日___
时，如果甲方人员需要继续使用客房，可提前通知乙方，乙方可以与酒店交涉，按协议价
格结算。
住宿费用总计为：人民币______元。
第四条 变更
1、甲方可以在预定的期间内变更会议时间，但书面的变更通知必须于预定期限前____天
抵达乙方，乙方接到甲方通知后应在____个工作日内以书面方式回执确认，甲方在接到
乙方确认文件后即表示甲乙双方就会议时间的变更达成一致。
2、除非发生不可抗力事件，否则乙方无权变更服务。不可抗力是指不能预见、不能避免
且不能克服的客观情况，包括战争、火灾、洪水、台风、地 震、政策变化或其它人力不
可抗拒之事件。发生不可抗力事件后，乙方应该在第一时间内以书面形式通报甲方，并
在甲方收到通知后作出变更预案供甲方选择。乙方保证变更的服务应当不低于本协议约
定的标准。
3、如果非因上述原因乙方要求变更服务的，应赔偿甲方由于服务变更而导致的预期损失。
第五条 服务费用及结算
双方约定，本协议规定的服务及费用核算原则如下：
1、 住宿、餐饮及车辆均按按协议标准结算。全部合同费用总计人民币（大写）_________
元（小写RMB_________元）。
2、 双方确认，所有服务费用在_____月____日前由甲乙双方核算认可，甲方将在双方核
算认可且收到乙方出具的全额正式发票后5个工作日内，通过银行转帐的方式向乙方支
付款项。 因乙方原因导致甲方无法根据合同约定按期付款的，甲方不承担延迟付款的责
任。
第六条 违约责任
1、乙方在下列情况下须向甲方承担赔偿责任：
（1） 因故意或过失未达到合同规定的服务内容或标准而给甲方造成任何经济损失的；
（2） 因故意或过失导致甲方或甲方参会人员人身或财产损失的；
（3） 乙方的服务未达到国家或行业规定的标准的。
如果出现上述（1）或（3）中任一情况的，乙方应向甲方赔偿_______；
如果出现上述（2）中的情形的，乙方应向甲方赔偿因此给甲方带来的一切损失。
2、甲方违反本合同规定而给乙方造成经济损失的，应承担赔偿责任。
第七条 争议解决
凡因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，甲乙双方应友好协商解决。如不能通过协商
解决的，任何一方均可以向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。
第八条 其他
1、 本合同如有未尽事宜，须经双方共同协商，达成书面补充协议。书面补充协议与本合同具
有同等法律效力。
2、 本合同一式贰份，甲乙双方各执壹份，经甲乙双方签字盖章后生效。
甲方：利宝保险有限公司山东分公司（公章）乙方：（公章） 授权代表（签字）：授权代表（签字）：
年月日 年 月日
篇三：会议承办协议.(年会)doc
《会议承办协议书》
甲方：中国人民财产保险股份有限公司新疆分公司营业部
乙方：北京工道精益风能管理咨询有限公司
经友好协商，甲乙双方就乙方承办甲方之《第二届中国风电吊装企业年会》会议事宜达成如下协议，双方共同遵守执行。
一、甲方主办的《第二届中国风电吊装企业年会》会议全部交由乙方承办。会议地点是 北京锦江富园大酒店。会议时间2011年10月28日至29日。
二、 乙方提供如下会议服务
1．接待；2．会场安排；3．茶歇; 4.会议餐饮安排；5．会务考察安排；
各项服务分别如下：
礼仪及接待：乙方提供 2名接待人员，设立标识（甲方提供企业或行业标识，乙方制作，费用另算），至机场，引导参会代表及安排商务车辆前往下榻酒店。在下榻酒店大堂设立专用接待台（乙方负责设立），乙方提供2名工作人员进行代表签到、房间安排、告知代表会议注意事项。礼仪工作时间为10月27日_08:00时至22:30时，下榻酒店接待人员工作时间为10月29日_20:00时至22:30时。会议交通：
1．站场接送
双方同意所有费用按运输趟次结算，其结算标准见下表。。所有交通工具的运行命令由甲方发出，并在行驶单上签字。
送站场费用同上述约定。双方应在10月27日前，确认需要送站场的名单。甲方应该本协议签署前告知乙方此部分费用的分摊方法（会务组支付或者个人支付），甲方确认；
2．会务交通：
乙方必须于10月27日20:00时安排1辆4座轿车至首都机场，用于接会务人员至北京锦江富园大酒店。甲方负责通知乘坐商务用车之人员。用车行程为（往返/单程，选择）。费用合计为800元。会场布置：
乙方应在10 月27日前预订北京锦江富园大酒店 会场，会场租赁费用：8500.00元（2天）。并于10月28 日前按甲方要求完成布置：
1．主席台：要求 10 席位，有线/无线麦克风5个。配置茶水杯（或者瓶装矿泉水）。双方确认：投影仪为（乙方提供甲方租赁，第三方提供），当甲方自带时，乙方仅有义务提供技术支持，不负责保证仪器正常工作；双方确认，投影仪租赁价格为600 元/2天，茶水提供及服务人员包含在会场租赁成本中。
2．会场布置：乙方必须于10月28日前完成会场布置-U型、课堂式、围桌型、剧院式等供选择，安排席位不少于150个。会场悬挂横幅3 条，内容为《第二届中国风电吊装企业年会》。
3．氛围支持：乙方应在10月28日前完成条幅悬挂，条幅内容
为《第二届中国风电吊装企业年会》，会场内/外摆放花篮6个。会场布置与氛围支持费用总计为：28000.00元。(费用清单明细见附件一) 餐饮安排：
双方确认，会议期间与会人员就餐地点为北京锦江富园大酒店__
中 餐厅及 西 餐厅。
其中中餐就餐人数不少于80人次，西餐就餐人数不少于20人次。早餐餐标为80元/人，正餐（中餐及晚餐）餐标为100元/人，宴会餐餐标为140元/人，早餐、正餐及宴会餐食物见附件（菜谱）。会议提供的餐饮不含酒水，酒水标准为1000元/桌，时间是_10月_28、29日_中 餐至10月__28、29日_晚 餐止，其中_10月_28、29日_晚 餐为宴会餐。会议人员凭_参会 证件（或者餐卡）就餐。早餐形式为自助餐（或者团餐），正餐为围桌式（或者自助餐）团餐，具体就餐时间由乙方制作水牌告知甲方与会人员。
商务考察旅程用餐另计。
宴会餐/商务酒会要求
时间：10月_28日19:00时至10月28日22:00时 10月_29日19:00时至10月29日22:00时
规模：__150人 ；内容：商务酒会。
（1） 自助餐/围桌宴会：30000.00元（午餐）；42000.00元（晚
宴）； 酒水：30000.00元（2）演讲系统：500元；（3）娱
乐节目：1200元；（4）服务/交通：200元；餐饮费用总计
为：103900.00元。
（注：以上费用为两天会议的用餐费用）
双方确认，甲方预订客房数共计10间，商务套间5 间（800元/间）共计2晚，标准间10间（600元/间）共计2晚，基于与会人数有一定的机动性，双方约定乙方10月27日18:00时预留客房＋10％；截至10月29日12:00时甲方实际用房如果低于预订，则按预订客房数量结算，超过的按实际结算（在预订总量的10％范围内），乙方承诺超过部分按预订价格计算。
双方确认，乙方必须在10月27日18:00时前获得酒店预定房间钥匙牌，按甲方指定名录登记分派房间，同时完成入住登记。乙方只负责预订酒店房间，不承担房间费用，房间费用全部由参会人员自行负责。
三、双方确认：以上预定及服务属于不可撤销约定。此次承办会议费用合计为141800.00元。另外甲方需向乙方支付委托承办费用5000.00元。共计费用为￥146800.00元整（人民币壹拾肆万陆仟捌佰元整）。自双方签字、盖章且甲方按本条款支付预订金之日起协议立即生效。甲方于协议生效后3个工作日内支付人民币30000.00元作为预订金。
变更及核算原则：
1．甲方确认：除非发生以下几种情况，否则甲方不存在撤销或变更本协议理由-如果撤销或变更，乙方将有权要求甲方支付撤销或变更给乙方造成的预期损失：
A.战争或政治事件；
B.甲方进入破产程序；
C.甲方实体进入重组变更程序；
D.因地震、洪水等人力不可抗拒因素；
E.由于政策或法律变化导致会议不可能举行。
2．甲方如在预定的期间内变更会议时间，但变更通知必须于预定期限前5天抵达乙方，乙方接到甲方通知后应在3个工作日内以（□传真 □电邮 □公函）方式回执确认，甲方在接到乙方确认文件后即表示甲乙双方就会议时间的变更达成一致，双方间的协议除会议日期外，其余不作变更。
3．乙方服务的变更 除非发生如下情形，否则乙方无权变更服务：
A.乙方签约的下游服务商出现法律规定的破产、停业或者其他人力不可抗拒的服务中止事件，同时乙方更换的下游服务商不能满足甲方要求；
B.会议地点出现重大自然灾害（包括急性传染病）；
C.会议地点出现重大政治事件（包括政府征用会议场所）
如果不是由于上述原因，乙方要求变更服务，将赔偿甲方由于服务变更而导致的预期损失。出现本条款所列事项时，乙方应该在第一时间内以书面形式通报甲方，并在甲方收到通知后作出变更预案供甲方选择--乙方保证变更的服务应当不低于原来协议水准。
基于友好合作的精神，所有变更事宜双方同意协商解决。同时双方约定：
A.甲方变更或取消会议应当在协议生效后会议正式举办前5个
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