篇一：正确发送邮件规范
关于邮件发送的相关规范
为规范全院邮件发送，优化电子邮件内容，提高公司邮件发送技巧，提高办公效率，特对邮件发送规则进行说明。
1、邮件发送总体原则
2.1 慎选“群发”；
2.2 慎选“抄送人”；
2.3 慎选“全部答复”；
2.4 不要在群发的邮件里讨论问题。
2、正确使用发送、抄送和密送
收件人是要受理这封邮件所要涉及的主要问题，理应对邮件予以回复响应。 抄送的人则只要知道这回事，一般情况抄送的人不需要对邮件进行响应，如果抄送的人有建议，可以回复邮件，或者抄送的人是收件人的直属上级需要协助解决邮件问题并督促收件人及时回复。
密送，即收信人是不知道你发给了暗送的人，邮件其他收件人看不到密送人的名字。
3、关于主送
3.1 请示、报告、工作小结、报表等一般只写一个抄送人即直接上级，如果上级有要求可同时抄送平行部门，否则无需抄送。除隔级负责人直接交办的事项外，一般不需主送，必要时可抄送给隔级负责人。
3.2 受双重领导的员工向上级发邮件，应当根据内容，写明主送人和抄送人。 部门副院长及以上人员请假超过5天，应该发送部门人员知悉，并出抄送分管部门副总和总经理知悉。
4、关于抄送
抄送范围应该有利于邮件助理，否则贻误事情或造成人力浪费。应该抄送的情况如下：
（1）向下级或者本系统的重要行文，应当抄送给直接上级；
（2）上级向受双重领导的下级发邮件，应该抄送另一个上级；
（3）下级因特殊情况需要越级请示时，应该抄送被越过的上级；
（4）除朱送人外，需要监督执行或者直销的其他人，列为抄送人。
5、关于邮件主题
5.1 邮件主题简短，是正文核心意思提炼，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理；
5.2 标题反应邮件内容，避免出现无关内容的词汇；
5.3 一封邮件对应一个主题，不在一个邮件内谈论多个主题；
5.4除非特别需要提前处理的邮件，一般慎用“紧急”等字样；
5.5 标题切勿出现错别字，切莫只顾邮件正文而忽略主题。
6、关于邮件正文
6.1 正文包括：称呼、内容、结束签名；如果提到附件，需要在正文中用简洁的语言提示附件内容，便于查找；
6.2 如果内容较多，正文中只做摘要，然后单独列出附件进行详细描述；
6.3 注意邮件语气使用；尊重对方，“请”“谢谢”等词语要经常出现；
6.4 结束签名，邮件一定要有落款，发件人主动控制邮件往来数量，避免出现多次邮件沟通处理不了的问题，应该开会解决。
7、附件
7.1 如果带有附件，需在正文中提示“附件”字样；
7.2 附件名称最好可以概括附件的主要内容，发送如果是图片类记得修改图片名称；
7.3 附件数量不宜超过4个，如果过多，建议打包发送；单位foxmail邮箱只能发送.rar后缀的附件，切勿发送.zip后缀的邮件；
8、回复邮件
8.1 及时回复邮件：一般收到邮件后2个小时之内回复，对于一些优先级低的邮件，可以集中在一段时间内处理，但不要超过24小时；
8.2 如果事情较为复杂无法及时回复，请回复“正在处理，稍后回复”字样，避免出现发件人等待情况；
8.3 当回复问题类邮件时，应该逐条将问题添加到邮件中，然后附上答案。
9、建立合适的通讯录
市政院已经根据部门情况对通讯录地址进行更新，方便发送邮件。
10、请知、请知悉、请阅知、紧急、重要等词汇的使用
为了方便收件人获知邮件主题，通常加上“休假通知”、“来访接待”、“会议通知”等字样。
【请阅】宣传类邮件、院报杂志刊物、院内发布的通知类文件例如党员活动通知，制度类修订文件等，添加“请阅”字样，不需要做出特别的回复。
【请知悉】领导休假通知等，无需特别回复。
【紧急/重要】大型重要会议，需要立即阅知，通常会添加“紧急”字样。
【来访接待】业主、客人来访接待类邮件，添加“来访”字样，突出主题。
附件：
邮件相关发送案例
篇二：工作中需要注意的邮件工作规范
工作中需要注意的邮件工作规范
一：注意邮件基本规范（有些外企公司邮件超过三次无标题，忘记附件就要受罚的）
1发送和抄送，发送邮件要分清楚收件人和抄送人甚至密送（个人不赞成使用密送，除非对公司外群发邮件避免泄露邮件地址），收件人一般应该回复邮件，抄送人起旁听作用可回可不回邮件；
2主题，邮件一定要有主题，而且主题是正文的中心思想的提炼，否则日后查找该工作比较费劲；
3)正文，如果邮件正文主要在一个附件里，那么邮件正文中应该用简单的文字描述附件的是什么的中心思想，避免邮件查看人不知道附件是什么，这对以后邮件的存档查找很重要；
4)落款，邮件一定要有落款的姓名，谁写的邮件，因为如果邮件来回几次摞了几楼后就不知道哪一楼是谁的意见（靠看发件人就费劲了）；
5) 邮件要注意存档，最好是几年前的工作邮件都保留下来，每次重装电脑时候注意备份下来；
6）私密尽量不要邮件，财务工资、私密话题，尽量不要用邮件，因为邮件转发很方便（秘书门的经验教训），如果要转发他人的邮件，在增加新的收件人或者抄送人的时候要看看整体内容是不是适合给增加的人查看，如果不适合要做稍微的删除处理，有些邮件内容只适合决策层面看，查看人要分得清不能随便转发。
邮件的好处：
1、存档和转发方便，随时有可被转发，同时发邮件时就要想好可能被转发，适合存档、有稽可查（可以保存几年前的工作历史记录，公司在发展几年后这个历史过程很重要的），可以一对多，回复多对多，即时（我们用的微软的Exchange Server是即发即收，比较快），邮件还不受时间和空间限制，看到回复就行了。
2、邮件适合的工作：指令性及工作结果性工作，上级给下级下达工作指令，可以是给一个下级，也可以是给多个下级，下级完成提交工作结果；协作性、讨论性、决策性工作，需要多个人，邮件的收件人和抄送人都可以同时有多个对象，相关人不用聚集到一个会议室，大家看到回复自己的意见或者做自己该做的工作就行了，对决策性的，相关人回复完意见，上级最后综合决策就行了，也可以不听相关人的意见，因为上级有决策权，决策完后大家就要按照决策去执行，不能再按照自己的想法单独行事。流程性、项目合作性工作，互联网公司很多工作都要靠跨部门跨岗位职责最后落实下来（所以互联网公司邮件用的好吧），对同一个工作不要另起新的邮件，从这项工作开始到最后结束，相关过程都能看清楚。
3、靠邮件管理工作，邮件设置到OUTLOOK后，OUTLOOK不能关闭，时刻在线，并设置最短时间内发送接收。每个人看到邮件后，根据邮件的不同情况可以选择是什么时间回复合适，但是需要回复的尽量在当天尽早回复，否则会影响其他人的工作。
会议作为邮件的补充：
邮件里无法讨论明白的，有些文字也是无法表达清楚的，就要有讨论会，不要邮件摞了10层楼了还没解决就要赶紧开讨论会。
篇三：如何搞定上级、平级、下级
如何搞定上级、平级、下级？
一家公司里，总是有一些人的权力高于另外一些人。在组织中有三种基本权力关系 ：上级、平级和下级，不断制造着挑战性的问题。有些人无法忍受“下级”的角色，对任何拥有权力的人抱着逆反心理。有些人和上级关系很好，但无法与同事融洽。有些人受不了端着架子，想成为与雇员打成一片的和善上司，在公司里却表现出像在家庭中简单的家长或孩子式的反应。
能否让在公司的各个权力位置的人都积极地看待你，检视一下自己是如何处理不同层级的权力关系的，你可以了解到自己是否具备“全方位” 的权力影响力。
如何“对付”上级
1、接受现实
承认上级领导地位以及影响力的情况下，尊重他们，你应该尽量尽善尽美地完成工作，而不是冒然挑战权威。如果让你挑选老板，你可能会有许多不同的选择。但现实世界中，我们不得不为那些碰巧被管理层所欣赏的人工作。即使是无能的老板，也会有足够的职位权力让你痛苦不堪。从政治角度出发以非常明智的方式处理好与老板的关系，我们提出如下建议：研究你的老板，你的老板有权力指挥你。
2、不要期望完美
老板有各种各样的怪癖、古怪的行为和不经意的习惯，试着找到让他高兴的方法，弄清他做事的方式和获得信息的方法。不要告诉老板“不能”做什么，如果你实在要劝说某位老板不要做某些确实愚蠢的事时，也要先同意他的看法。事实上，承认他们的权威通常让他们比较容易冷静。说话速度要快老板都是比较忙碌的人，日常安排都很紧凑。他们也是聪明的人，对下属的任务，不用过多地解释他们就能快速地吸收和消化信息。
3、不要多做解释
即使更多解释对你有帮助，也不要去那样做。一开始就要讲出自己最重要的观点，一定要快速进行，而且做好思想准备，三句话之后他们就会不停地问你。老板不会喜欢只听你一个人的独白，他们想要控制整个对话，希望获得需要的信息。
4、不要期望具体的指示
老板的大脑通常会从某个重大的问题快速地移动到下一个问题，他们的指示不会特别清晰。如果你一定要他们给你具体的指示，他们会变得不耐烦，而且觉得你这个人不够聪明。若想成功地与老板们共事，你必须具备一定的心理学知识。你还要和这个人的行政助理建立牢固的关系，因为他知道如何揣测心思。
5、完成任务
一旦老板们给出模糊的指示，他们就不想再听到有关这件事情的方方面面了。在他们的头脑中，这件事已经解决了——交给你解决了——他们已经开始去解决其他事情了。只有出现差错时，他们才有可能再次关注此事——你当然不希望那样的事情发生。另外，应该避免回头向主管们要求更多的知识或信息。如果你想不清楚，可以利用自己的关系或拜访他的行政助理。
6、注重细节
尽管给你的指示比较模糊，还不允许回头得到更明确的指示，你却必须把事情做得尽善尽美。主管们不喜欢处理细节问题，但却期望看到被干净利落完成的任务，希望所有意料之外的困难都被克服。拖沓的工作是绝对无法被容忍的。
7、老板发火不是冲着你个人的
老板们总是想讲什么就讲什么，反正也没有人阻止他们。当然不是说他们的说法就是对的，但这是生活中的可悲事实。你要记住他不是冲你来的。
8、忘掉自尊，保持幽默感
老板们可以最大限度地满足自己的自尊心，他们拿着高薪，开着好车，周围有讨好的下属。即使他们把事情搞砸了也不会有人告诉他们，所以老板的自尊心都很强，不会给你的自尊留下太多地方。如果你把自尊带进来，很快就会发觉自己陷入了和主管的权力之争。但幽默感是有用的。通常老板都是机智、聪明的人，是出色的学习榜样和导师，你应该容忍他们的一些古怪行为，并有幽默感理解这些行为背后的人性印记。
如何“对付”平级
1、就事论事
什么是平级？平级就是大众，大众需要团结，广泛的建立同盟，彼此和平共处，维持合适的距离，避免自视盛高，也要避免传播不当言论。
同事可以成为你重要的同盟，他们也是你的内在客户。同时，让他们开心也是非常简单的事情。你唯一要做的就是态想要了更多行业资讯，添加微信zhl8881度和蔼，帮助他们，有求必应。寻找机会帮助同事分享信息，在领导面前多说同事的好话，当他们需要人手时施以援助。及时回复电话和电子邮件，这样简单的事情却是很多人都做不到的，单凭及时反映，就能使你获得很高的信誉。
2、不要期望同事成为你的治疗师
叙述自己不开心的离婚细节或者手术经历只能让人了解一些信息，但这些不是同事想知道的，有时只是为了表达礼貌地倾听。如果你总是这样，他们就会躲避你。
3、避免自我炫耀
尤其在同事面前，如果你总控制不住要显示自己的出众才华，同事很快会把你看做一个掠夺者。对人有礼貌，即使对那些人品较差的人在工作场所，得罪任何人都可能为你埋下隐患，为人和气则会让你收获颇丰。特别是在你需要表达反对意见时，你不知道谁会出来帮你。
4、用成年人的方式解决
冲突传闲话在每个办公室都有，但爱传闲话的人，在同事的内心打分都不会特别高。同事会把这样的人看做胆小鬼，不敢光明正大地解决问题。另外不要动不动就挑剔、挖苦，像个成人一样，探讨问题，明确共享的目标，探求解决方法，在行动步骤上采取一致的意见。如果你遇到了行为粗俗、无礼的人，也尽量控制，等他们平复下来，或许自己会后悔的。
如何“对付”下级
1、助力发展
向上发展的重要因素：影响力。如何得到影响力？别人的尊重，而不是喜欢；别人的追随，这来自于你的向下管理；你的决断力，而不是优柔寡断。
公司让你成为主管，你的员工却决定着你是否是个领导者。领导者是人们愿意追随，而不是愿意服从的人。激励员工不计较得失为企业奋斗的不是你的行政权力，而是你的影响力。
2、不要患上主管病
你应该担心自己是否被尊重，而不是是否被喜欢。成功的领导者要专注于赢得尊重，而不是发展友情。如果你过于担心下属的观点，那么在做重大决定时就会有麻烦了。为了具有影响力，主管必须要有力排众议的能力。
3、学会管理他人的表现
主管要有激励和鼓动员工的能力，设定清晰的目标，给出有帮助的反馈，欣赏出色的工作，及时做出改变。他们还要去除那些与项目不相宜的人。在做某些决定时，你应该知道选择什么样的时间和方法让下属参与进来。
4、帮助下属做到最好
只有缺乏自信的领导才会害怕自己的光芒被有才能的人掩盖。有些下属只是满足于目前的工作，磨练技能，放眼未来。当你了解了员工目标并帮助他们朝那个方向努力，你才会和他们共同受益。
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